La informática es una ciencia, pero sus resultados son una tecnología.
Bertin Mazunze
Para una gestión profesional eficaz, para mejorar la presentación de gráficos o para optimizar la organización del día a día, Microsoft Excel se ha consolidado como una herramienta de referencia en todo el mundo.
Fórmulas, tablas, celdas, así como sus múltiples funciones, permiten crear un gráfico así como realizar un cálculo sencillo con tan solo unos clics. Junto con Word o PowerPoint, este programa informático se ha consolidado como una herramienta imprescindible en cualquier oficina.
de usuarios del paquete Office.
Una cifra que viene a confirmar que, a la hora de crear gráficos, realizar cálculos complejos o combinar columnas, Excel se convierte en un software del que no se puede prescindir, ni en Windows ni en Mac. No obstante, Excel no es una herramienta sencilla de manejar si te estás iniciando en ella. Desde las hojas más simples hasta las tablas más complejas, Excel esconde muchos secretos.
Por esa razón, a continuación, te contamos todo lo que necesitas saber para descifrar sus secretos y poder sacar el máximo partido a una herramienta tan imprescindible como esta.
¿Por qué es imprescindible dominar el software Excel?
Entre las funciones desarrolladas por Microsoft, Excel cuenta con una serie de funcionalidades que no todo el mundo tiene por qué utilizar. Por eso, podemos plantearnos la pregunta de ¿por qué necesitamos dominar Excel?
De hecho, cualquiera que esté interesado en aprender a manejar este programa entiende que una hoja de cálculo puede resultar de utilidad para todo el mundo. Excel no se limita únicamente a fórmulas extrañas y gráficos oscuros, ¡ni mucho menos! El software se guarda más de un truco bajo la manga.
En primer lugar, saber utilizar Excel hace que sea más fácil que te contraten para un determinado puesto de trabajo. De hecho, hoy en día, la suite ofimática de Microsoft Office es uno de los mínimos que cualquier empleado debe tener para marcar la diferencia.
Desde la facturación más básica hasta el análisis de datos financieros, el dominio de Excel se ha convertido hoy en día en una competencia básica en el entorno profesional.
De la misma manera, también resulta de gran interés para los autónomos, independientemente de su puesto de trabajo. Ya se trate de cálculos automáticos realizados mediante la hoja de cálculo o de una gestión óptima de las existencias de su tienda... Excel se convertirá en un gran aliado para cualquier persona que busque incrementar su productividad, al poder automatizar determinados cálculos.
De este modo, y, desde un punto de vista general, facilita el día a día de cualquier jefe o empleado.
Además, Excel es un software que permite cuidar el diseño. Líneas claras, columnas fijas, ¡son tantos los detalles que marcarán la diferencia a la hora de ofrecer una mejor presentación y una mayor credibilidad profesional!
Además de ser una herramienta casi imprescindible para algunas personas, Microsoft Excel también es un software rentable. De hecho, si se paga por primera vez (a través del Paquete Office), la licencia se conserva de por vida, independientemente del soporte en el que se utilice. No está mal saberlo, ¿no?
Por último, en el día a día, Excel es una herramienta perfecta para aliviar la carga mental del día a día:
Gestionar cuentas bancarias (gastos, recibos, etc.).
Gestionar el empleo del tiempo diario de cada uno de tus hijos.
Elaborar presupuestos de menús para los próximos días.
Excel permite realizar tantas acciones en el ordenador que te parecerá mentira. Aunque a simple vista, parece una herramienta bastante simple, en realidad, un buen uso de esta herramienta podría cambiar la vida de muchas personas desde el punto de vista organizacional.
¿Qué ventajas e inconvenientes tiene Excel?
Sin duda, Excel es una herramienta fundamental en la vida de muchas personas, que se convertirá en un programa esencial tanto en una oficina como en un casa. Pero aunque hay mucha gente lo usa, eso no significa que sea perfecto. De hecho, Excel ofrece diferentes ventajas y desventajas.
El ingeniero húngaro Charles Simonyi fue el inventor de esta herramienta. Emigró de Hungría hacia los Estados Unidos. En 1981, creó lo que serían los inicios de este software y de Microsoft Word.
A su favor, diremos que se trata de un programa bastante sencillo de utilizar y que no necesita que seas un genio de la informática para comprender la mayoría de sus funciones.
Además, Excel permite manipular datos de una manera eficiente. Podrás ordenarlos y filtrarlos de las siguientes formas:
- En orden alfabético ascendente o descendente (de la A a la Z o de la Z a la A)
- Por color
- Por valor
- Por número
- Por fecha y hora
- Por iconos, etc.
Además de contar con una interfaz bastante clara, Excel ofrece la posibilidad de personalizar las hojas de cálculo, gracias a los siguientes elementos:
Colores
Diferentes fuentes
Formato y bordes
Estos pequeños detalles, en su conjunto, promueven la sensación de estar trabajando con un software «agradable» y eficaz para la gestión de proyectos como la contabilidad o la gestión de inventarios.
Además, cabe destacar que, entre sus ventajas, Excel ofrece muy buena compatibilidad con otros programas de Microsoft, como PowerPoint.
No obstante, el software también presenta algunos inconvenientes.
Por ejemplo, si se introducen demasiados datos, si tienes un ordenador poco potente, se ralentizará. Además, Excel no avisa en algunos casos que se haya introducido un error en la fórmula y continúa haciendo el cálculo ofreciendo un valor erróneo. Por lo tanto, es importante recordar que siempre hay que estar atento, aunque se trate de un software automatizado.
Al mismo tiempo, si quieres manejar archivos o datos complejos, ser principiante puede llegar a convertirse en una barrera en Excel. Los datos no siempre están óptimamente protegidos y es importante registrarlos constantemente, pero también protegerlos lo mejor posible, aunque solo sea con una contraseña.
¿Qué software puedes utilizar en lugar de Excel?
Celdas, cálculos automáticos, libros de trabajo, fórmulas... Son muchas las funciones que ofrece Excel, pero no solo esta herramienta. De hecho, en el mercado de las hojas de cálculo es uno de los favoritos, pero no es el único software disponible.
Elegir una alternativa a Excel significa que hay otras aplicaciones que puedes descargar, otras funciones que utilizar y que cada versión tiene su propio funcionamiento.
Obviamente, ya sea transformando archivos, realizando un cálculo de datos simple o enumerando información en orden alfabético, Excel destaca como el programa de referencia. Pero también existen páginas y aplicaciones diferentes y/o complementarias.
Entre las aplicaciones de pago para sustituir a Excel, encontramos:
Smartsheet: para una buena gestión de proyectos, para almacenar bases de datos externas o para un acceso a Internet a través de la nube. Punto negativo: Smartsheet es caro en comparación con la competencia.
Zoho Sheets: se trata de la versión mejorada de Excel que, por $10, te permitirá tener una licencia para colaborar en equipo con tablas y otros datos. Punto negativo: aparecen algunos errores en determinados momentos.
Entre las aplicaciones gratuitas encontramos:
Google Sheets: una hoja de cálculo potente y fácil de usar, que tiene muchas características similares a Excel.
Permite compartir una hoja de cálculo, sincronizar una tabla con toda la suite de Google o incluso guardarla en Internet. Sin embargo, como resulta evidente, Google Sheets es una aplicación que no ofrece exactamente la misma función de edición que Excel, tanto en cuanto al formato de las tablas como al tipo de tareas a realizar.
Entre las versiones gratuitas para sustituir a Excel, también encontramos Calc. Con una presentación más simple, Calc es un tipo de hoja de cálculo que permite comenzar en línea, sea cual sea el nivel de los usuarios. En términos generales, se trata de una buena manera de hacer que quieras utilizar una alternativa a Excel.
Aviso para aquellos que no tienen un Android o una PC, sino un Mac: Numbers también puede ser una gran herramienta para reemplazar a Excel. De hecho, creada por Apple, esta aplicación permite realizar cálculos clásicos o añadir vídeos a las hojas.
Ten en cuenta que esta versión gratuita solo está disponible por un tiempo, pues después se te solicitará la versión de pago. Sea cual sea el precio, Excel sigue y seguirá siendo una referencia para más de un usuario. Eso sí, tendrás que aprender a dominar todas las herramientas, ya sea que estés escribiendo código o texto simple.
¿Cómo llegar a dominar el software Excel?
En Windows o Mac, dominar el software Excel se traduce, ante todo, en comprender que es un software muy completo, en el que no solo se pueden introducir datos y líneas de cálculo, ni mucho menos:
nada más ni nada menos.
Precisamente para conseguir asimilar todo lo que este tipo de software ofrece, no es raro perderse por el camino. En primer lugar, deberás aprender los conceptos básicos de las herramientas de Excel, así como su vocabulario. Por ejemplo, ¿sabías que las hojas de cálculo de este software son completamente ilimitadas? O casi:
A pesar de esta percepción de cálculos «ilimitados», una hoja de Excel en realidad está compuesta por una cantidad limitada de filas y columnas. No obstante, para llegar al final de la hoja, serán necesarias muchas horas de introducir datos. Es más, el récord lo ostenta Hunter Hobbs con 9 horas y 36 minutos.
Por tanto, Excel dispone de numerosas funciones, que corresponden a tantos usos como profesiones. Entre estas funciones encontramos:
- Funciones matemáticas y trigonométricas
- Funciones lógicas
- Funciones estadísticas
- Funciones de fecha y hora
- Funciones de texto
- Funciones de búsqueda y referencia
Y para conseguir tener el control de todo esto, lo más sensato es ir paso a paso, nivel a nivel:
Aprender atajos y dar formato a las celdas.
Utilizar fórmulas básicas, crear gráficos y dar formato a las hojas.
Administrar fórmulas más complejas o utilizar un libro de trabajo para un uso muy específico.
Al hacerlo paso a paso, será más fácil comprender el funcionamiento de un software tan completo como este.
Por supuesto, puedes empezar por tu cuenta, obteniendo información utilizando los soportes que ofrece Internet hoy en día:
Vídeos de YouTube
Pódcasts
Artículos en línea
Además, existen muchos tutoriales gratuitos que son una solución perfecta para comprender lo que puedes hacer con un archivo usando Excel.
Sin embargo, también puedes pagar para realizar un curso de Excel y obtener un apoyo profesional para ir más allá de la información básica. Entre algunos de los centros de formación, cabe destacar:
- Adams Formación
- FormaDistancia
- Grupo Atu
- TusCursosOrg
- Excel Formaciones
- Adalid
- SDS Training
- IEM Business School
Al mismo tiempo, también están disponibles algunas certificaciones en línea que te permitirán poder añadir una determinada competencia en el CV.
¿Cuáles son estas certificaciones?
- Microsoft Office Specialist (MOS)
- Test On Software Application (TOSA)
- Entre otras
Dicho todo esto, si logras hacerte con alguna de esas certificaciones, Excel dejará de guardar secretos para ti.
Por último, cómo no pensar en Superprof para formarte, pero también para trabajar un determinado concepto. Nuestros profesores están a tu disposición, estés donde estés y sea cual sea tu nivel, para que ciertas palabras como «función», «código», «celda» o «macro» no te suenen a chino.
¿Listo para sobresalir como ningún otro en el dominio de Excel?
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