Las cifras constituyen el único y auténtico lenguaje universal.
Georges Ifrah
Microsoft Excel es el programa informático de referencia para muchas personas a la hora de realizar cálculos y demás, puesto que ofrece múltiples funciones a la hora de manejar cifras financieras, gestionar fórmulas de marketing o simplemente llevar las cuentas del día a día.
el ingeniero húngaro Charles Simonyi.
Junto con Richard Brodie, Simonyi fue el encargado de supervisar la creación de la suite ofimática Microsoft Office: Word y PowerPoint, entre otros éxitos mundiales. Cuando emigró a los Estados Unidos desde Hungría, se le ocurrió la idea de crear un programa dedicado a fórmulas matemáticas, idea que poco a poco fue consolidando.
Hoy en día es difícil encontrar a alguien que no haya utilizado nunca Excel, puesto que se ha convertido en el software de hojas de cálculo por excelencia. Sin embargo, debes saber que existen otras opciones alternativas a Excel, tanto de pago como gratuitas, que pasamos a presentar a continuación en este artículo.
Excel, el software de hojas de cálculo de referencia
El número de usuarios que cada día utilizan Microsoft Excel asciende a dos mil millones de personas. Aunque no sea una cifra para nada sorprendente, porque es posible hacer (casi) de todo con este software, hay que saber que algunas funciones de las que presenta son más útiles que otras en el día a día. De lo que no cabe duda es de que todos los sectores de actividad se sirven de este software, de una manera u otra, en su gestión.
El software ofrece múltiples posibilidades, algunas más simples y otras más complejas, a la hora de realizar cálculos matemáticos que el cerebro humano no sería capaz de hacer. Entre las principales funciones informáticas de Excel, encontramos:
- Funciones matemáticas y trigonométricas
- Funciones lógicas
- Funciones estadísticas
- Funciones de fecha y hora
- Funciones de texto
- Funciones de búsqueda y referencia
¿Necesitas crear gráficos? No te preocupes, porque Excel te ayudará. ¿Necesitas también generar un código QR? No te apures, porque también es posible.
Con todo esto, queda más que claro que este tipo de software resulta de gran utilidad si tienes que procesar números y fórmulas.
de productividad en su día a día.
No obstante, a pesar de todas las ventajas que ofrece Excel, no es raro querer buscar alternativas. A continuación, te dejamos algunas razones.
¿Por qué buscar una alternativa a Excel?
Aunque Excel es el programa informático de referencia a la hora de procesar cifras y realizar cálculos y análisis complejos, existen otras alternativas que ofrecen las mismas funcionalidades.
Ten claro que hay algunas hojas de cálculo que se adaptan mejor a determinadas necesidades que otras, mientras que también las hay más completas, pero que seguramente requerirán algún tipo de pago por su uso. Por lo tanto, para poder encontrar la hoja de cálculo alternativa que encaje mejor con lo que buscas, deberás evaluar las diferentes opciones que existen, sin perder de vista cuáles son tus necesidades.
Esta es una de las cuestiones principales que deberás plantearte: ¿qué alternativas a Excel debes utilizar? Además, se trata de una pregunta que se encuentra entre los primeros resultados en los buscadores tradicionales o en las redes sociales. De hecho, por ejemplo, en la sección Informática del periódico La Vanguardia se recoge esta cuestión1.
Existen muchas razones para querer buscar una alternativa a Excel:
- Necesidad de adaptar su uso a las prácticas de una empresa (porque ya se utilice otro software).
- Necesidad de utilizar una herramienta más adecuada para una función o fórmula específica.
- Incompatibilidad o compatibilidad limitada de funciones avanzadas de Excel para según qué menesteres.
- Inadecuación del software Excel frente a las expectativas de personas con conocimientos avanzados.
Para satisfacer tus necesidades, sean cuales sean, te sugerimos que estudies varios programas alternativos a Excel, tanto de pago como gratuitos. Ten en cuenta que los precios recogidos en este artículo son meramente orientativos.
¿Qué aplicaciones de pago existen para poder procesar fórmulas?
Smartsheet, una alternativa muy completa
Para muchas empresas, Smartsheet se presenta como una herramienta que centraliza las funciones de Excel así como las funcionalidades de una herramienta de gestión de proyectos. Por lo tanto, se alza como un referente en cuanto a la gestión de proyectos de una manera ágil y flexible, eso sí, que requiere del uso de grandes bases de datos.
Smartsheet está basado en la nube y permite el uso de bases de datos externas. La herramienta también permite trabajar en modo colaborativo.
En cuanto al precio, una licencia de usuario sencilla cuesta unos 6 dólares al mes.
Ventajas principales
- Presenta un diseño “familiar” y más accesible.
- Se trata de una herramienta más completa y adecuada a la hora de gestionar cálculos y flujos de trabajo que otras.
- Es accesible en la nube.
Principales desventajas
- Presenta una curva de aprendizaje significativa.
- Cuenta con un acceso limitado a funciones durante el período de prueba.
- Su precio es elevado en comparación con otros programas del mercado.
Por la gestión de proyectos, por las diferentes operaciones informáticas y por cuestiones de marketing.
Zoho Sheets, una versión superior a Excel pero de pago
Zoho Sheets es muy similar a Excel, aunque se alza como un asistente analítico muy potente. En este sentido, constituye una alternativa que ofrece muchas opciones. Es una hoja de cálculo que permite gestionar, analizar y preparar datos de todo tipo. La herramienta se puede utilizar tanto en PC (Windows o Mac) como en dispositivos móviles gracias a sus aplicaciones (iOS y Android).
En cuanto al precio, ronda los 10 dólares al mes para un usuario básico.
Ventajas principales
- Su uso es muy intuitivo e inmediato.
- La función de colaboración en equipo es más potente que la de Excel.
Principales desventajas
- Su función «matemática» es demasiado básica para los más avanzados.
- Presenta errores habituales observados por los usuarios, especialmente en la versión móvil.
Por las operaciones informáticas y financieras, por las ventas y por la investigación científica.
¿Qué alternativas gratuitas a Excel existen?
Uno de los grandes competidores de Excel es, sin duda, Google Sheets, la suite ofimática americana más conocida.
Microsoft y Google (y también Apple que viene pisándoles los talones) suelen situarse en el podio de las aplicaciones informáticas, por lo que no es de sorprender que Google Sheets se encuentre entre las mejores alternativas a Excel.
Las Hojas de cálculo de Google forman parte del conjunto gratuito de Google Docs Editors y que está disponible como aplicación web, como aplicación móvil o como aplicación para escritorio.
Google Sheets, la hoja de cálculo más potente
Entre todas las alternativas a Excel, Google Sheets es la solución gratuita número 1. Con casi 100,9 millones de usuarios al día en todo el mundo, las funciones informáticas de la herramienta son más que admisibles para todos los usos.
Google Sheets permite crear, editar, compartir y editar hojas de cálculo en tiempo real, con muchas funciones que permiten la colaboración avanzada dentro de los equipos.
La suite ofimática de Google, a diferencia de Microsoft, Apache Open Office o WPS Office, es bastante intuitiva y está totalmente basada en la nube. Así que será prácticamente imposible perder los datos.
Ventajas principales
- Permite compartir hojas de cálculo, una función no disponible en Excel.
- Cuenta con un acceso en línea para más de 150 empleados.
- Se sincroniza con toda la suite de Google (no sistematizada para Microsoft).
- Permite hacer copia de seguridad automática y automatizada, con historial de cambios.
Principales desventajas
- Se trata de una hoja de cálculo muy completa, pero no tan avanzada como Excel para cálculos/fórmulas.
- El modo sin conexión no siempre es efectivo según los usuarios.
Por las operaciones informáticas y financieras, por la investigación científica y social y por la gestión empresarial.
Calc, la aplicación Open Office más asequible
Sin duda, seguro que has visto u oído hablar de OpenOffice, el antepasado de las suites ofimáticas. OpenOffice no tiene nada de qué avergonzarse hoy en día, pues ofrece aplicaciones que siguen siendo eficaces, prácticas y populares.
Apache OpenOffice y OpenOffice se encuentran entre las primeras herramientas para escribir y procesar información en línea, a través de documentos editables y compartibles que se crearon a principios de la década de los 2000?
Este es el caso de Apache OpenOffice Calc, que presenta características similares a Excel, con una presentación más simple y mucho más asequible para principiantes. De hecho, muchas funciones están pregrabadas y guían al usuario en el día a día.
Ventajas principales
- Ofrece documentos totalmente personalizables y convertibles a otro tipo de archivos (como .ods, .xls o .pdf).
- Se puede utilizar sin conexión, sin que los usuarios lo noten.
- Su contenido en línea está traducido y es accesible en más de 191 idiomas.
Principales desventajas
- Su interfaz está considerada como «simplista» y limitada en cuanto a fórmulas de cálculo.
- El archivo predeterminado (.xml) es muy grande y a menudo requiere conversión o algún tipo de ajuste.
Por las operaciones informáticas y financieras, por la investigación y el campo lingüístico.
Numbers, para usuarios de iOS
Numbers, cuya traducción al español es «números», es la creación del gigante Apple para gestionar datos, crear tablas y generar cálculos matemáticos.
Uno de los puntos fuertes de Numbers es que permite la creación de imágenes llamativas, a diferencia de otros software en los que esta funcionalidad es más básica.
Ventajas principales
- Permite agregar videos (de YouTube o equivalente) a las hojas.
- Permite el uso compartido y la colaboración (especialmente para usuarios de iOS, no tanto con otros sistemas operativos como Linux o Windows).
Principales desventajas
- Ofrece una versión online sin Internet que presenta problemas de compatibilidad y/o conversión de archivos (principalmente reservada para uso en iOS).
- Cuenta con una versión gratuita disponible, pero limitada en el tiempo (la versión de pago es imprescindible).
Gestión de proyectos empresariales (incluso para la función contable), informática y elaboración de informes/marketing.
Independientemente del paquete ofimático que utilices, desde Microsoft hasta WPS Office, encontrarás una gran variedad de programas que te ayudarán a gestionar tus datos.
¿Tienes clara qué alternativa a Excel elegirás?
Bibliografía
1Alcántara, B. (2022, 11 abril). Las mejores alternativas a Microsoft Excel para tu móvil Android. Andro4all. https://www.lavanguardia.com/andro4all/aplicaciones/alternativas-microsoft-excel
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